Давайте писати службові листи правильно!

   Фахівцю будь-якої галузі часто доводиться готувати службові листи – документи, які є засобом спілкування з установами та приватними особами і застосовуються для розв'язання численних оперативних питань – запитів, повідомлень, запрошень, претензій тощо. Одним із реквізитів службової кореспонденції, при оформленні якого трапляється чимало помилок, є звертання – форма вияву ввічливості, шанобливого ставлення до адресата. Основне завдання звертання – встановити контакт зі співрозмовником, привернути його увагу до змісту повідомлення. Неправильно оформлене звертання не тільки є порушенням етикету ділового спілкування, а й, можливо, виявом неповаги до адресата. Тому, оформлюючи в службовому листі звертання, потрібно дотримуватися таких вимог.

    1.При виборі звертання необхідно враховувати службове становище того, кому адресовано лист, сферу його діяльності. Загальноприйнятими формами звертання в службових листах є такі:

1.1.Звертання за посадою. Таку форму використовують при звертанні до керівників, які посідають високі державні посади, мають наукові звання. Наприклад:

Шановний* професоре! Шановний пане** міністре! Ваша Високодостойносте пане президенте!

*Примітка. Крім означення шановний, у службових листах можуть вживатися слова високоповажаний, глибокошановний, вельмишановний.

**Примітка. Слово пан в українській мові має тривалу традицію використання. В етикетному сенсі воно не містить вказівки на соціальний статус співрозмовника, а лише виражає пошану до адресата. Форма пан уживається з ім'ям, прізвищем, назвою посади, звання. Ім'я та по батькові зі словом пан не поєднується.

1.2. Звертання на прізвище:

     Шановна пані Ковальська! Шановний пане Княжицький!

1.3. Звертання на ім’я та по батькові (ця форма, на відміну від двох попередніх, має менш офіційний характер). Наприклад:

Шановний Михайле Петровичу!

2.Звертання в українській мові необхідно вживати у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок Шановна Оксана Дмитрівна!, Шановний директор! є ненормативною. Часто мовні норми порушують при відмінюванні кількакомпонентних звертань. Тому треба запам’ятати такі правила.

2.1. У звертаннях, утворених із двох загальних назв, форму кличного відмінка мають обидва слова, хоча друге слово іноді може вживатися в називному відмінку: пане професоре і пане професор.

2.2. У звертаннях, що складаються із загальної назви та прізвища, форму кличного відмінка має тільки загальна назва, а прізвище зберігає форму називного відмінка: пане Ковальчук, пані Ковальчук.

2.3. У звертаннях, утворених із двох власних назв – імені та по батькові, обидва слова мають закінчення кличного відмінка: Тарасе Даниловичу, Сергію Андрійовичу*.

*Примітка. Найбільше помилок при вживанні звертань, що складаються з двох власних назв, трапляється при утворенні кличного відмінка чоловічих та жіночих імен з основою на –й. За правилами української мови, чоловічі імена, що закінчуються на –й (Віталій, Сергій, Анатолій), у кличному відмінку набувають закінчення –ю (Віталію, Сергію, Анатолію), а жіночі імена на –ія (Наталія, Юлія, Надія) – закінчення –є (Наталіє, Юліє, Надіє).

         Докладнішу інформацію про правила вживання звертання в службових листах можна знайти за посиланням:

http://pidruchniki.com/1754090660598/dokumentoznavstvo/napisannya_sluzhbovih_listiv

http://pidruchniki.com/1031020840649/dokumentoznavstvo/etiket_dilovogo_listuvannya